Ohne Kassensystem ist ein Salon schon aus rechtlichen Gründen nicht mehr zu betreiben. Doch was bieten die Computerkassen eigentlich an Mehrwert, und auf was sollte man beim Kauf achten? Wir haben dazu mit Tatjana Bögelein von der ecs GmbH gesprochen.
OVERHEAD: Kassensysteme sind ja grundsätzlich schon Pflicht. Was sollte aber abgesehen vom absoluten Minimum an Funktionalität ein System für einen Salon denn sinnvoll leisten?
Tatjana Bögelein: Wichtig ist zunächst einmal, dass ein Kassensystem für die eigene 
Branche adaptiert ist, also für die Beautybranche oder den Friseurbereich. Denn sonst fehlen wichtige Features wie z.B. eine Kundenkartei mit Behandlungsdaten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Thema Wartung, so dass man auch in absehbarer Zukunft noch den aktuellen Anforderungen entsprechend mit dem Kassensystem arbeiten kann. In dieser Hinsicht ist es empfehlenswert, sich den jeweiligen Anbieter genauer anzuschauen: Wie lange gibt es das Unternehmen schon am Markt und hat sich das System bewährt? Und nicht zuletzt sollte man auch unbedingt darauf achten, dass man an die eigenen Daten auch herankommt. Reine Cloudlösungen haben da klare Nachteile. Auch wir bieten zwar eine Cloud-Lösung an, jedoch kann der Kunde mit b I cassa seine Daten auch jederzeit selbst lokal auf seinem Rechner sichern.
OVERHEAD: Wieso sollte man überhaupt ein Kassensystem einsetzen? Handschriftliche Aufzeichnungen haben ja auch lange Zeit funktioniert. Welche betriebswirtschaftlichen Vorteile hat die Aufzeichnung durch ein Kassensystem?
Tatjana Bögelein: Mit dem zunehmenden Kostendruck sowie dem immer stärker fühlbaren Mitarbeitermangel nimmt auch das Thema Zeit eine immer größere Rolle ein. Häufig muss der Chef wieder selbst verstärkt ran, ein Kassensystem spielt ihm hier Zeit frei, sowohl bei dem automatischen Kassenbuch, als auch beim Produktein- und -verkauf, bei der Inventur oder durch den einfachen Export der Daten für den Steuerberater.
Zum anderen geht es um den betriebswirtschaftlichen Überblick. Mit einem guten Kassensystem hat man auf Knopfdruck einen Überblick über die Tages, Wochen oder Monatsleistungen – pro Mitarbeiter oder für den Salon. Kassensysteme bieten aber auch die Möglichkeit, zu prüfen, welcher Mitarbeiter eventuell Kunden verliert oder welche Kunden möglicherweise ausbleiben. Da kann man dann sofort mit entsprechenden Marketingmaßnahmen gegensteuern.
OVERHEAD: Digitalisierung ist seit Jahren in allen Branchen ein Dauerthema, egal ob Produktivität, Social Media oder aktuell KI. Wie können moderne Kassensysteme den Salon über die reine Buchhaltung hinaus unterstützen?
Tatjana Bögelein: KI ist hier derzeit nur ein untergeordnetes Thema. Doch wir haben auch festgestellt, dass die Kunden häufig mit den verschiedenen Möglichkeiten übersättigt sind. Sinnvoll ist da die Kassen-App, mit der man auch unterwegs schnell sehen kann, wie der Umsatz gerade läuft, oder automatische Terminerinnerungen oder die Warteliste, mit denen man einfacher Terminausfälle verhindern kann. Grundsätzlich aber spricht alles für eine verstärkte Digitalisierung, wie auch eine Studie zeigt: Je höher der Digitalisierungsgrad, umso höher auch Umsatz und Gewinn.
OVERHEAD:Auch Unternehmen ändern sich. Worauf ist bei einem Kassensystem zu achten, damit es sich auch an Änderungen der betrieblichen Organisation, zum Beispiel bei der Eröffnung eines weiteren Standortes oder ähnliches, anpassen kann?
Tatjana Bögelein: Man sollte da unbedingt darauf achten, dass das Kassensystem auch filialfähig ist, sodass beispielsweise bei Mitarbeitern, die zwischen Filialen switchen, auch alles richtig gebucht wird und man die Filialen organisieren kann, wenn man auch nicht vor Ort ist. Wir haben da dann beispielsweise auch die Arbeitszeiterfassung integriert. Insgesamt sollte man also auf einen Anbieter setzen, der alle Optionen abdeckt.
OVERHEAD: Wohin geht der Trend bei Kassensystemen, was kann man in Zukunft erwarten?
Tatjana Bögelein: Schon heute ist vieles über das Tablet möglich, da wird es noch stärker Richtung Mobilität gehen. Insgesamt sind jedoch die Systeme schon sehr ausgereift, so macht unser Programm neben der Kundenkarte auch Inventur, Statistiken, Planung und so weiter. Aber natürlich wird nicht alles von jedem genutzt. Die Jungen sind da eher technikaffin, aber die älteren Kunden wollen einfach, dass alles funktioniert. Umso wichtiger ist es dann auch, dass die Kunden einen kompetenten Ansprechpartner und Support haben, dass da Menschen am Telefon sind, die sich wirklich kümmern, und zwar dann, wenn man es braucht.
OVERHEAD: Danke für das Interview.
